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Wir suchen per 15. Oktober oder nach Vereinbarung

Office Manager/
Administration (100%)

In dieser Funktion führen Sie selbständig das Sekretariat und erfüllen folgende Aufgaben:

  • Betreuung Telefonzentrale und Empfang, Erledigung Post und allgemeine Sekretariatsarbeite
  • Selbständige Führung der Buchhaltung (Kreditoren und Zahlungen im In- sowie im Ausland, Debitoren, Lohnbuchhaltung für 8 Personen)
  • Entlastung und Unterstützung des Teams sowie der Geschäftsleitung in administrativen sowie organisatorischen Belangen (Erstellung Tabellen, Überarbeitung Präsentationen, Führung Korrespondenz, Erstellung Terminpläne usw.)
  • Verfassen Geschäftskorrespondenz vorwiegend in Deutsch, punktuell Englisch / Französisch
  • Offert- und Auftragsbearbeitung sowie Fakturierung
  • Kontrolle und Erfassung Kreditoren und Debitoren
  • Bewirtschaftung Büromaterial
  • Pflege von Stammdaten in unserem Auftragssystem SAGE
  • Personaladministration vom Personaleintritt bis zum Personalaustritt
  • Vorbereitungsarbeiten sowie Bereitstellung der Unterlagen für den Jahresabschluss und die Quartalsabschlüsse



Zusätzliche Aufgaben – je nach Skills:

  • Mitarbeit bei der Planung von Mediakampagnen
  • Content-Management für Kunden-Magazine / Content-Erfassung für Websites und Social Media


Wir suchen eine Persönlichkeit, die beim selbständigen Verantworten des ganzen Office aufblüht und ihren Arbeitsbereich sowie dessen Prozesse aktiv mitgestalten will. Kurzfristige Arbeiten aus dem Agenturalltag wissen Sie gut mit Ihrem Tagesgeschäft in Einklang zu bringen. Eine 3-jährige kaufmännische Grundausbildung und mind. 2 Jahre Erfahrung, mit Vorteil im Bereich grafische Industrie / Kommunikation / Marketing, verleihen Ihnen die dafür notwendige Sicherheit.

Die MS-Office-Palette inklusive PowerPoint sowie SAGE ist Ihnen bestens vertraut.
Sie sind stilsicher in Deutsch, zudem verfügen Sie über gute Kenntnisse in Englisch und Französisch (Wort und Schrift).

Wir freuen uns auf Ihre schriftliche Bewerbung in Papierform per Post an:

Patrick Sigrist
P’INC. AG
Mühleweg 14
4900 Langenthal